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Das 1x1 des Wareneingangs: Definition, Aufgaben, Ablauf optimieren

Der Wareneingang ist ein elementarer Bestandteil der Beschaffungslogistik und ein Schnittpunkt zwischen Transport- und Lagerlogistik. Wenn die von einem Unternehmen bestellte Ware im Lager eintrifft, unterstützt der reibungslose Ablauf von Warenannahme, Wareneingangskontrolle und Warenverbuchung die Effizienz des Lagermanagements. Was alles zum Wareneingang gehört und wie er optimiert werden kann, lesen Sie hier.

Wareneingang: Definition

Der Wareneingang ist einerseits ein logistischer und andererseits ein buchhalterischer Prozess. Der logistische Teil des Wareneingangs umfasst alle Tätigkeiten, die notwendig sind, um eingehende Waren zu empfangen, zu prüfen und einzulagern. Die Wareneingangsprüfung dient dabei auch der Qualitätssicherung. Mit der Einlagerung des gelieferten Gutes in das Lager ist der Wareneingang für die Logistik abgeschlossen.

Aus buchhalterischer Sicht geht der Wareneingang mit einer Erhöhung des Lagerbestandes einher. Dadurch wird Kapital als Lagerbestand gebunden und es entsteht eine Verbindlichkeit gegenüber dem Auftraggeber der Sendung. 

Wareneingang: Ablauf und Aufgaben

Ziel des Wareneingangs ist es, durch einen Logistikdienstleister wie DHL Freight angelieferte Waren so schnell wie möglich für weitere Unternehmensprozesse verfügbar zu machen. Hohe Effizienz im Lager bedeutet, Durchlaufzeiten, Platzbedarf und Mitarbeiterkapazitäten so gering zu halten, ohne die Qualität des Arbeitsprozesses zu gefährden. Schnelle Durchlaufzeiten minimieren die Kapitalbindung im Lager und das Kapital kann wieder in die Wertschöpfung einfließen.

Das sind die einzelnen Arbeitsschritte beim Wareneingang:

Bestellung

Dem Wareneingang geht meist eine Bestellung voraus, die durch einen bestimmten Ressourcenbedarf veranlasst wurde. Der Eingang von bestellten Waren ist planbar. Demgegenüber gibt es auch ungeplante Wareneingänge: zum Beispiel retournierte Waren oder Promotionsartikel.

Eingangsplanung

Hier kommt es auf das Zusammenspiel von Lager- und Transportlogistik an. Je verlässlicher transportlogistische Dienstleister die Ankunft der Waren prognostizieren, desto besser läuft die lagerlogistische Bedarfsplanung. Ein gutes Zeit- und Ressourcenmanagement verkürzt Wartezeiten und nutzt Kapazitäten effizient.

Warenannahme

Wenn bei der Warenannahme Produkte durch Anlieferung im Unternehmen eintreffen, erfolgt ein erster Prüfschritt:

  • Sind Absender und Empfänger korrekt?
  • Entspricht die Liefermenge der Bestellung?
  • Wurde der Liefertermin eingehalten?

Bei der Überprüfung helfen Warenbegleitpapiere wie Lieferschein und Frachtbrief. 

Wenn keine Fehler bestehen, kann die Ware entladen werden. Hierfür ist laut Handelsgesetzbuch (§ 412 HGB) prinzipiell der Absender oder der Transportdienstleister zuständig, wobei es in der Praxis oft anders aussieht – eigentlich wäre für die Übertragung der Entladepflicht auf den Empfänger eine spezielle Vereinbarung erforderlich. Nach dem Entladen wird mit einer oberflächlichen Sichtprüfung geklärt, ob Transportschäden bestehen. Auch die Liefermenge sollte durch Inaugenscheinnahme noch einmal überprüft werden. 

Eingangskontrolle

Die Wareneingangskontrolle ist der Audit beim Wareneingang. Sie dient der Überprüfung, ob die Lieferung quantitativ und qualitativ dem bestellten Bedarf entspricht. Zunächst wird die tatsächliche Übereinstimmung der Lieferung mit den Angaben auf dem Lieferschein festgestellt oder bemängelt. Je nach Warenart werden zur Qualitätsprüfung gründliche Prüfungen vorgenommen oder Stichproben durchgeführt. Bei Kühlwaren sollte zur Qualitätssicherung die korrekte Temperatur überprüft werden.

Die Eingangskontrolle wird protokolliert. Erst nach der Kontrolle darf die Annahme der Lieferung bestätigt werden. Nicht einwandfreie Lieferungen werden gegebenenfalls zurückgewiesen. Wichtig ist, dass etwaige Transportschäden und Abweichungen in Bezug auf Menge oder Qualität auch auf der Annahmebestätigung vollständig dokumentiert werden – unter Angabe von Datum, Uhrzeit und prüfendem Mitarbeiter. 

Das ist aus juristischen Gründen erforderlich, denn ansonsten besagt die Bestätigung, dass die Lieferung vollständig, unversehrt und pünktlich eingetroffen ist. Dann sind Reklamationen nur noch unter bestimmten Bedingungen möglich: etwa bei versteckten und vom Transportdienstleister verschwiegenen Mängeln oder bei Mängeln, die bei der Wareneingangskontrolle auch bei größter Sorgfalt nicht feststellbar waren.

Sperrlagerung und Freigabe (nur unter bestimmten Voraussetzungen)

Wenn die gelieferte Ware aus dem Ausland kommt und für die weitere Verwendung im EU-Raum erst vom Zoll freigegeben werden muss, ist sie zunächst in einem sogenannten Zollsperrlager zwischenzulagern. Der Zoll führt während der Sperrlagerung Zusatzkontrollen durch und erteilt danach die Freigabe zur Einlagerung im Hauptlager.

Ein Sperrlager kommt auch dann in Betracht, wenn ein Unternehmen ein separates Verfahren zur Qualitätssicherung von Produkten etabliert hat. Auch dann wird die entsprechende Ware zunächst in einem Sperrlager verwahrt, wo sie von Mitarbeitern der Qualitätssicherung überprüft und anschließend freigegeben wird.

Erfassung des Warenbestandes im Lager und Verbuchung

Um den Wareneingang zu verbuchen, wird die Ware in der Regel über eine Lagermanagement-Software registriert und als Bestand ins unternehmenseigene System überführt. Dadurch erhöht sich der erfasste Bestand des Unternehmens. Etwaige bereits beim Transportdienstleister monierte Differenzen zwischen Lieferschein und der tatsächlichen Liefermenge oder der Bestellung müssen bei der Erfassung in Form einer Korrekturbuchung berücksichtigt werden. Nach der Wareneingangsbuchung sind die eingegangenen Waren systemtechnisch im Bestand verfügbar.

Einlagerung

Damit die Ware nicht nur systemtechnisch, sondern auch tatsächlich schnell zur Hand ist, muss sie bedarfsgerecht eingelagert werden. Bedarfsgerecht bedeutet, dass zum Beispiel Material, auf das für bestimmte Unternehmensprozesse vorrangig zugegriffen werden muss, unmittelbar für einen Warenausgang verfügbar ist. Das gleiche gilt auch für Waren, die von Kunden nachgefragt werden. Bei solchem Warenbestand sollte also die Durchlaufzeit im Lager so kurz wie möglich sein, was bei der Einlagerung zu berücksichtigen ist.

Bedarfsgerecht heißt aber auch, dass der Lagerort physisch angemessen sein muss, was Abmessung, Gewicht oder die Verderblichkeit einer Ware betrifft. Gefahrgut muss gemäß den rechtlichen Vorgaben verwahrt werden. Im Rahmen dieser Vorgaben ist bei der Einlagerung und der Wahl des Lagerortes auf kurze Transportwege und die bestmögliche Ausnutzung der räumlichen und personellen Kapazitäten zu achten.

Wareneingang Checkliste
Checkliste für den Wareneingang

Mit diesen Kennzahlen Wareneingang optimieren

Die maßgeblichen Kennzahlen zum Wareneingang und seiner Effizienz werden über die folgenden Prozesse erhoben:

  • Anzahl der angenommenen Waren
  • Zeit, die die Warenannahme in Anspruch nimmt
  • Fehlerquote bei der Kontrolle
  • Ressourcennutzung im Lager
  • Durchlaufzeit von nachgefragtem Lagergut

Mit einigen Tipps lassen sich diese Kennzahlen positiv beeinflussen und der Wareneingang effizienter gestalten:

  • Warenspezifische Prüfung verkürzt die Prüfzeit: Bei robuster Ware sind Transportschäden unwahrscheinlich. Hier reichen Stichproben. Fehleranfällige Ware oder solche, die eine hohe Relevanz für die Qualität eines Unternehmensprodukts oder die Kundenzufriedenheit hat, sollte bevorzugt kontrolliert werden.
  • Wareneingangsplanung verhindert Stoßzeiten: Damit eingehende Ware die Annahme und Kontrolle so schnell wie möglich durchläuft, sollte die Anlieferung gleichmäßig über den Tag verteilt sein. Einzellieferungen können auch konsolidiert werden. Erfahrene Logistik-Dienstleister wie DHL Freight kooperieren hier gerne und helfen Ihnen weiter.
  • Intelligente Lagerhaussoftware vereinfacht und beschleunigt den Wareneingang: Ausgereifte cloudbasierte IT-Lösungen schaffen Transparenz über laufende und geplante Wareneingänge. Idealerweise integrieren solche Systeme Lager- und Transportlogistik, wobei künstliche Intelligenz eine immer wichtigere Rolle spielt. Wenn Logistikdienstleister und das Lagermanagement vernetzt sind, lassen sich Kapazitäten von der Rampenzuordnung bis zum Personalbedarf besser planen. Mobile Scanner, die Barcodeinformationen beim Wareneingang direkt ans System weiterleiten, sind eine weitere Hilfe.

Fazit

Der Wareneingang wirkt sich direkt auf die Leistungsfähigkeit eines Lagers aus. Mit der Prozessoptimierung beim Wareneingang lässt sich die unternehmerische Performance positiv beeinflussen. Vor allem hochwertige IT-Lösungen und sorgfältige Planung von Abläufen helfen, die unternehmerische Intralogistik effizienter zu gestalten. Als transportlogistischer Dienstleister möchte DHL Freight mit einem Höchstmaß an Kooperationsbereitschaft sowie der größtmöglichen Liefergenauigkeit und Lieferqualität zu ihrem unternehmerischen Erfolg beitragen.

Häufige Fragen

Was bedeutet Wareneingang?

Der Wareneingang umfasst alle nötigen Tätigkeiten, um eingehende Ware entgegenzunehmen, zu prüfen und einzulagern. Die Wareneingangsprüfung dient zusätzlich der Qualitätssicherung. 

Welche Abläufe gehören zum Wareneingang?

Zu Wareneingang gehören: die Planung von anstehenden Wareneingängen; die Warenannahme mit einer ersten Warenprüfung; die Wareneingangskontrolle zur Überprüfung, ob die Lieferung der Bestellung entspricht; ggf. die Sperrlagerung und Freigabe, wenn die Ware vom Zoll oder der unternehmensinternen Qualitätsprüfung freigegeben werden muss; die Verbuchung, nach der die Waren im Bestand verfügbar sind; schließlich die bedarfsgerechte Einlagerung der Waren im Lager.

Wie lässt sich der Wareneingang optimieren? 

Möglichkeiten zur Optimierung des Wareneingangs sind eine gute Prozessplanung, Wareneingangskontrollen, die fehleranfällige Ware bevorzugt kontrollieren, oder IT-Lösungen, die Lager- und Transportlogistik vernetzen.

Wie können transportlogistische Dienstleister den Wareneingang positiv beeinflussen?

Eine hohe Servicequalität von Transportlogistikern mit hoher Liefergenauigkeit schlägt sich direkt in der Planbarkeit und damit in der Effizienz von Wareneingängen nieder. Ebenso ist eine enge Kooperation von Transport- und Lagerlogistikern sehr hilfreich, um die Abläufe beim Wareneingang zu optimieren.

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