5 Tipps für das Weihnachtsgeschäft: Logistik an Weihnachten

Weihnachten gilt als die besinnlichste Zeit des Jahres. Wir denken an einen Weihnachtsbaum mit farbenfrohem Schmuck, verschiedenen Geschenken für freudige Kinderaugen und im Hintergrund flackert das sanfte Licht des Feuers aus dem Kamin. Damit es aber zu diesem schönen Anblick kommt, erlebt so manch einer im Hintergrund die stressigste Zeit des Jahres: das Weihnachtsgeschäft mit all seinen Herausforderungen in der Logistik. Aber: Das muss nicht so sein. Sorgfältige Planung minimiert den Stress – obwohl das Jahr 2021 pandemiebedingt Besonderheiten mit sich bringt. 

Weihnachten 2021: Das etwas andere Weihnachtsgeschäft

Die weltweite Logistik ist seit geraumer Zeit im Ausnahmezustand. Mit Beginn der Pandemie Anfang 2020 ist nichts, wie es einmal war: Immer wiederkehrende temporäre Schließungen einerseits von Produktionsstätten, andererseits von Häfen und anderen Umschlagplätzen haben die weltweiten Lieferketten durchgeschüttelt. Der lockdown-bedingte geringere Bedarf an vielen Gütern hat die Unternehmen ihre Kapazitäten zunächst zurückfahren lassen. Mit dem schließlich wieder steigenden Bedarf konnten die Kapazitäten aber nicht in derselben Geschwindigkeit wieder hochgefahren werden.

Es mangelt an Arbeitskräften, an Containern und an Zeit: Die Häfen arbeiten auf Hochtouren, kommen mit der Löschung und Beladung der Schiffe aber nicht hinterher. Die Schiene ist mit dem Gütertransport völlig ausgelastet und die Straßen am Limit ihrer Kapazitäten. Für den Handel bedeutet das: Wer im Weihnachtsgeschäft nicht in die viel zitierte Röhre schauen will, muss schnell und überlegt handeln – und sich vorbereiten.

Die Herausforderungen der Peak Season

Im E-Commerce sind die Unternehmen am erfolgreichsten, die besonders eine Metrik in ihren Mittelpunkt stellen: die Kundenzufriedenheit. Das gilt in der Weihnachtszeit und Peak Season besonders. Ist die Lieferung nicht pünktlich unter dem Weihnachtsbaum, ist die Enttäuschung groß. Und wenn bereits im Vorfeld klar ist, dass die Lieferung nicht rechtzeitig da sein könnte oder sind Produkte erst gar nicht mehr vorrätig, wechselt die Kundschaft ruhigen Gewissens zu den Wettbewerbern. Sogar die größten Fans eines Händlers shoppen zur Weihnachtszeit gerne mal fremd.

Folgende Herausforderungen müssen Händler zur Weihnachtszeit meistern:

• Die Bestellungen nehmen zu: Zu keiner Zeit des Jahres werden mehr Produkte verkauft als im Herbst in Vorbereitung auf das Weihnachtsfest. Das größere Bestell- und Auftragsvolumen führt zu mehr Aufwand, die Lager werden leerer und die freien Kapazitäten bei den Spediteuren nehmen immer mehr ab. Es kommt zu Lieferverzögerungen und Produkte sind nicht mehr vorrätig.
• Die Fehleranfälligkeit steigt: Mit wachsendem Auftragsvolumen und zeitgleich dem Anspruch, in der gewohnten Geschwindigkeit liefern zu können, kann es vermehrt zu stressbedingten Fehlern kommen. Das kann sich einerseits negativ auf die entstehenden Logistikkosten auswirken und andererseits für eine abnehmende Kundenzufriedenheit sorgen, wenn die Kunden unter den Fehlern leiden.
• Die Retouren werden mehr: Werden mehr Produkte bestellt, werden etwa im gleichen Verhältnis mehr Produkte zurückgeschickt. Besonders im Januar ist das spürbar, wenn Geschenke vielleicht doch nicht so gut angekommen sind, wie erwartet. Der Logistikaufwand wächst demnach nicht nur im Versand, sondern genauso in der Abwicklung von Retouren.
• Personalmangel in der Logistik: Der steigende Arbeitsaufwand kann in der Regel nicht von Festangestellten alleine erfüllt werden. Es sind Hilfskräfte notwendig, die nur temporär im Weihnachtsgeschäft unterstützen. Bedingt durch die weltweite Logistikkrise wächst der Druck auf die Händler und der Personalmangel schlägt bis zu ihnen durch. 
• Der Wettbewerb wird größer: Besonders zur Weihnachtszeit werben Händler fleißig um die Aufmerksamkeit ihrer Zielgruppe. Letztlich bedeutet das für alle Marktteilnehmer: Die Marketingkosten steigen. Selbiges gilt für Personal- und Speditionskosten. Ein erfolgreiches Weihnachtsgeschäft ist notwendig, um die steigenden Kosten zu kompensieren. Der Druck wächst auf alle Beteiligten.

Die Herausforderungen des Weihnachtsgeschäfts sind weltweit bekannt. Die Situation ist in diesem Jahr bedingt durch die Pandemie dennoch eine besondere. Gerade der Personalmangel erschwert stabile Lieferketten. 

Logistik auf Weihnachten vorbereiten: Die Kunden im Fokus

Ja, das Weihnachtsgeschäft ist mit logistischen Herausforderungen verbunden: Für die gibt es aber zum Glück Lösungen. Wer frühzeitig handelt und sich in der Logistik auf Weihnachten vorbereitet, kann einerseits seine Lieferketten stabil halten, dabei Kostensteigerungen durch spontane Rettungsaktionen vermeiden und die Zufriedenheit seiner Kunden hoch halten. 

1. Handel automatisieren

Das steigende Auftragsvolumen wird zur Herausforderung für das gesamte Team. In derselben Zeit und häufig mit demselben Personal müssen deutlich mehr Bestellungen abgewickelt werden. 

Um den Stress und damit die Häufigkeit von Fehlern zu minimieren, ist es ratsam, die Prozesse vor Ort möglichst zu automatisieren, sodass die Mitarbeitenden entlastet werden und sich auf die wesentlichen Tätigkeiten fokussieren können. Zu denen wirklich nur sie in der Lage sind – und keine Maschinen oder Tools. Roboter helfen in der Kommissionierung, Software zur Lagerverwaltung hilft im Management des Bestands und Tools für das Supply Chain Risk Management (SPÄTER LINK ZUM RESILIENCE360-ARTIKEL) helfen, die Lieferketten im Blick zu behalten und frühzeitig auf mögliche Verzögerungen zu reagieren. 

Ein automatisierter Handel wirkt der engen Personaldecke im Weihnachtsgeschäft entgegen. Er zeigt den Kunden in Echtzeit Warenbestände an und reduziert mögliche Enttäuschungen. Und: Er spart Kosten ein – nicht nur zu Weihnachten.

2. Bestellaufkommen steuern

Wer wann wie viele Produkte bestellt, können Händler aktiv beeinflussen. Natürlich nur in einem geringen Maße und hauptsächlich bei Kunden, die sowieso vorhaben, etwas zu bestellen – gerade in der turbulenten Weihnachtszeit kann das aber den entscheidenden Unterschied machen. Wie? Der Händler sollte für sich einen Stichtag kurz vor Weihnachten, beispielsweise eine Woche vorher, festlegen. Einen Tag, von dem er weiß, dass er alle Bestellungen, die bis dahin eingehen, rechtzeitig liefern können wird. Mit verschiedenen Maßnahmen kann er seine Kunden nun dahin lenken, bis zu diesem Tag zu bestellen.

• Bis zum Stichtag kann eine kostenlose Lieferung angeboten werden.
• Alternativ kann er bis dahin Rabatte auf seine Bestseller anbieten.
• Oder er verspricht bis zu diesem Tag eine pünktliche Lieferung zu Weihnachten. 

Mit Werbeanzeigen flankiert, können Händler ihre Zielgruppe so aktiv ansprechen und zu einer Bestellung bis zum Tag X bewegen. Viele Käufer, die eine Bestellung planen, werden von den Angeboten voraussichtlich Gebrauch machen. 

3. Infrastruktur erweitern

Zu keinem Zeitpunkt im Jahr werden so viele Waren bestellt wie im Weihnachtsgeschäft. Um dem Bedarf der Kunden gerecht werden zu können, müssen die Kapazitäten entsprechend erweitert werden. Das kann zum Beispiel bedeuten, das Lager zu vergrößern. Da das aber temporär schwierig ist, ist es unter Umständen empfehlenswert, mit einem 3PL-Dienstleister zusammenzuarbeiten. 3PL steht für Third Party Logistics und ist eine Möglichkeit, seine eigene Logistik bestehend aus Lagerung, Auftragsvorbereitung und Warentransport auszulagern. 

Ziel ist es, die Kunden weiterhin und gerade jetzt rechtzeitig beliefern zu können, um eine positive Shopping-Erfahrung sicherzustellen. Wer frühzeitig seine Kapazitäten erweitert, ist gut auf den Ansturm an Weihnachten vorbereitet. 

4. Kunden Kontrolle geben

Für eine hohe Kundenzufriedenheit ist zur Weihnachtszeit entscheidend, die Käufer stets informiert zu halten. Wann wird das Paket den Kunden erreichen? Wo befindet sich das Paket gerade? Wie kann der Kunde das Paket empfangen, wenn er bei der Zustellung gerade nicht zuhause ist? Heiligabend ist in der Regel der Stichtag, an dem ein Paket spätestens da sein muss. Kann das nicht gewährleistet werden, muss der Kunde frühzeitig darüber informiert sein, um Alternativen für die Bescherung zu finden. Schließlich möchte kein Händler das Weihnachtsfest seiner Kunden torpedieren.

Und weil die Kunden selbst am besten wissen, wer in der Zustellung in ihrem Wohngebiet am Zuverlässigsten ist, macht es Sinn, sie entscheiden zu lassen, welcher Zusteller die Ware bringen soll. 

5. Logistik auf den Prüfstand stellen

In der Regel gibt es in der Logistik eines Händlers immer wieder Optimierungspotenziale. Deshalb sollte er sie ab und zu auf den Prüfstand stellen – besonders zur Weihnachtszeit ergibt das Sinn. Aufgrund des erhöhten Paketaufkommens berechnen Versanddienstleister häufig saisonale Zuschläge für unterschiedliche Leistungen. Andere bieten nur rudimentäre Informationen zur Sendungsverfolgung an. Wegen der Vielzahl der Bestellungen kann es außerdem häufiger mal zu Beschädigungen oder gar Verlust von Paketen kommen. Die richtige Versicherung ist hier für Händler und Kunden gleichermaßen entscheidend. 

Und wie schnell erreichen Waren eigentlich in der ersten Meile das Lager des Händlers, wenn ihm mal die Produkte ausgehen? Zur Weihnachtszeit kann das schneller passieren, als manch einer denkt – und die Kunden können nicht bestellen. Eine fortschrittliche Logistik mit einem erfahrenen Dienstleister an der Seite kann Engpässe reduzieren und ermöglicht eine schnelle Reaktion im Fall der Fälle. 

Fazit

Das Weihnachtsgeschäft beginnt nicht erst im Dezember, sondern spätestens jetzt – im November. Eine frühzeitige Planung der Logistik ermöglicht pünktliche Lieferungen zur Bescherung, genug Waren auf Vorrat zu haben und Kunden nicht an Wettbewerber zu verlieren, sondern sie im Gegenteil vielleicht sogar von ihnen zu gewinnen. DHL Freight unterstützt zuverlässig als offizieller Partner des Weihnachtsmannes in der Logistik.