Zoll / Lesezeit: ~ 2 Min.

Zollabfertigung Schritt für Schritt erklärt

Waren, die gewerblich in die EU ein- oder aus ihr ausgeführt werden, müssen durch den Zoll. Wie die Zollabwicklung im Detail funktioniert, wie Waren angemeldet werden oder was man z. B. als Betreiber einer Spedition bei der Zollabfertigung beachten muss, wenn Waren aus Drittländern importiert oder in Nicht-EU-Staaten exportiert werden, haben wir hier für Sie zusammengestellt.

Erster Schritt der Zollabfertigung: Die Anmeldung

Die Zollanmeldung ist das Dokument, auf dem die Waren, die ein- oder ausgeführt werden, aufgelistet sind. Entweder meldet der Eigentümer (Einzelperson oder Unternehmen) die Waren an oder eine beauftragte Person, beispielsweise ein Logistik- oder Zolldienstleister.

Zollanmeldungen sind EU-weit standardisiert. Die Anmeldung ist prinzipiell bei derjenigen Zollstelle einzureichen, wo die Waren ankommen (im Fachjargon: gestellt werden). Landet ein Container in Rotterdam an, wird dessen Inhalt also bei der niederländischen Zollbehörde deklariert. Beim Export gilt entsprechend: Wenn Ware die europäische Zollunion z. B. über den Frankfurter Flughafen verlässt, ist der deutsche Zoll für das Ausfuhrverfahren zuständig.

Ausnahme: Zentrale Zollabwicklung

Es kann auch die Zollstelle desjenigen Landes die Anmeldung entgegennehmen, in dem ein Unternehmen ansässig ist – unabhängig davon, ob Waren in einem anderen Mitgliedstaat gestellt werden. Das nennt man zentrale Zollabwicklung, für die man eine Bewilligung benötigt. Dazu muss ein Unternehmen allerdings für zollrechtliche Vereinfachungen zugelassen sein. Formal gesprochen: den Status eines „Zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten“ haben (Authorised Economic Operator - AEO).

Formen der Zollanmeldung

Der Unionszollkodex (UZK) sieht eine elektronische Zollanmeldung vor. Da ein allgemein nutzbares IT-System noch nicht zur Verfügung steht, kann die Anmeldung aber auch schriftlich oder mündlich erfolgen. Letzteres gilt aber vor allem für Reisegepäck oder private Empfänger von Kleinsendungen. Für eine schriftliche Anmeldung ist ein EU-Einheitspapier zu verwenden (Single Administrative Document - SAD).

Voraussetzung für eine gewerbliche Zollanmeldung ist die EORI-Nummer (Economic Operators‘ Registration and Identification). Sie wird bei der jeweils zuständigen Behörde beantragt, in Deutschland bei der Generalzolldirektion. Der deutsche Zoll hat für die elektronische Zollabfertigung ein eigenes IT-Verfahren, das ATLAS (Automatisiertes Tarif- und Lokales Zollabwicklungssystem).

Formen der Zollanmeldung: Der erste Schritt der Zollabfertigung

Inhalt der Zollanmeldung

Der Inhalt der Anmeldung hängt von der Ware ab. Regelmäßig notwendige Dokumente sind:

  • Handelsrechnung: Das im Außenhandel übliche Warenbegleitpapier. Haben Waren keinen Handelswert (z. B. eine Schenkung), ist eine sogenannte Pro-forma-Rechnung einzureichen.
  • Angaben zum Zollwert: Alles, was den Zollwert einer Ware beeinflussen kann: etwa Wechselkurse, Einkaufsprovisionen oder Beförderungs- und Versicherungskosten. Bei nichtgewerblichen Sendungen oder einem Zollwert von unter 20.000 Euro kann auf die Zollwertanmeldung verzichten werden.
  • Beförderungspapiere und Unterlagen über ein eventuell vorangegangenes Zollverfahren.
  • Warenspezifische Unterlagen: Genehmigungen oder Zertifikate: z. B. Einfuhrgenehmigung, Ursprungszeugnis, Echtheitszeugnis, Anmeldung von Verbrauchsteuern, Artenschutzdokumente.

Was und wie prüft der Zoll?

Entgegennahme und Vorprüfung

Die Zollanmeldung wird von der zuständigen Zollstelle entgegengenommen und vorgeprüft: Sind Angaben und Unterlagen vollständig? Gibt es einen Grund zur Beanstandung, wird die Ware nicht zur Abfertigung angenommen.

Prüfung

Wenn die Anmeldung angenommen und die Sendung gestellt worden ist, wird die Richtigkeit der Angaben überprüft und die Ware eventuell in Zollbeschau genommen. Über die Inaugenscheinnahme hinaus können auch Muster und Proben entnommen werden. Am Ende der Überprüfung steht der Zollbefund.

Überlassung und Freigabe

Abschließend wird die Ware dem Anmelder überlassen und darf bei Einfuhr in den freien Verkehr gelangen oder bei Ausfuhr die Zollunion verlassen. Sind Zollabgaben fällig (Zollgebühren und Steuern), erfolgt die Überlassung erst nach deren Entrichtung.

Wie lange dauert die Zollabfertigung?

Wieviel Bearbeitungszeit eine Zollfreigabe erfordert, hängt von Art und Umfang der Sendung ab – und auch vom Arbeitsaufkommen beim Zoll. Man kann seinen eigenen Teil zur Beschleunigung beitragen, indem die Anmeldung vollständig und korrekt ist.

Fazit

Die Zollabwicklung verläuft in mehreren Schritten, wobei zahlreiche formale Bedingungen zu erfüllen sind. Es ist wichtig, sich gut zu informieren, um alle Regularien einzuhalten und damit mögliche Strafen zu vermeiden. Zoll- und umsatzsteuerrechtlich gibt es einige Fallstricke zu beachten, die insbesondere denjenigen zum Verhängnis werden können, die nicht regelmäßig oder ohne ausgewiesene Expertise Zollanmeldungen durchführen.

Wer angesichts der vielen Paragraphen des UZK einmal den Überblick verliert, kann sich von Zolldienstleistern wie Gerlach als führenden neutralen Zolldienstleister in Europa und hundertprozentige Tochtergesellschaft von Deutsche Post DHL Group beraten lassen. Die Zusammenarbeit mit Zollexperten kann die Zollabfertigung nicht nur beschleunigen, sondern gleichzeitig Kosten einsparen, die ansonsten durch fehlende Erfahrung durch mögliche Strafen entstehen könnten. Der internationale Warenverkehr ist Chance und Risiko zugleich – letzteres lässt sich mit der richtigen Expertise an der Seite aber erheblich reduzieren.

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