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Das 1x1 des Warenausgangs

DHL Mitarbeiter sitzt im Gabelstapler

Für Produktions- und Handelsunternehmen ist der Warenausgang der letzte Schritt in der innerbetrieblichen Wertschöpfungskette. Beim Warenausgang werden sämtliche Maßnahmen ergriffen, damit die Ware das Unternehmen ordnungsgemäß verlässt – und es besteht letztmals die Möglichkeit, die Qualität der Waren zu überprüfen. Auf welche Tätigkeiten es beim Warenausgang ankommt und wie diese optimiert werden können, lesen Sie hier.

Warenausgang: Definition

Wie sein Pendant, der Wareneingang, ist der Warenausgang ein Schnittpunkt zwischen Lager- und Transportlogistik. Der Warenausgang ist die Bereitstellung von Artikeln aus einem Lager. Er umfasst außerdem deren letzte unternehmensinterne Kontrolle, die Vorbereitungen für den Abtransport von Waren und die Erstellung der erforderlichen Begleitdokumente.

Für ein produzierendes Unternehmen und für Händler oder Zwischenhändler steht der Warenausgang am Ende der unternehmensinternen Supply Chain.

Warenausgang: Aufgaben

Beim Warenausgang kommt es darauf an, Fehllieferungen an Kunden hinsichtlich Quantität und Qualität zu vermeiden, Vorsorge zu tragen, dass die Ware den Transport unbeschadet übersteht, und den rechtlichen oder buchhalterischen Vorgaben durch korrekte Dokumente zu entsprechen. Für die Kundenzufriedenheit ist der Warenausgang entscheidend. Die Aufgaben des Warenausgangs sind:

  • Konsolidierung: Wenn Waren, die für einen gemeinsamen Ausgang benötigt werden, in verschiedenen Bereichen des Lagers verwahrt werden, sorgen die Mitarbeiter des Warenausgangs für die korrekte Zusammenstellung einer Warenlieferung.
  • Prüfung: Bevor Waren das Lager endgültig verlassen, werden sie noch einmal überprüft. Der Warenausgang ist die letzte Kontrollinstanz im Warenlager.
  • Bereitstellung: Selbst erzeugte Produkte oder eingelagerte Waren werden nach Konsolidierung und Prüfung entweder zur Selbstabholung bereitgestellt oder einem Transportlogistikdienstleister übergeben; gegebenenfalls auch der unternehmensinternen Transportlogistik. Kleinere Artikel werden für den postalischen Versand vorbereitet.
  • Transportvorbereitung: Mit sorgfältiger Verpackung und Hinweisen zum angemessenen Transport an die Abholer tragen die Mitarbeiter des Warenausgangs einen Teil zur Ladungssicherung bei.
  • Erstellung von Begleitpapieren: Außerdem dokumentieren die Mitarbeiter die jeweils notwendigen Informationen auf Lieferscheinen und Rechnungen.

Warenausgang: Ablauf und Prozesse

Eine hohe Qualität beim Warenausgangsprozess erfordert gut koordinierte Abläufe. Die einzelnen Arbeitsschritte beim Warenausgang sind:

Auftragseingang und Verarbeitung

Im Unternehmen geht ein Auftrag für einen bestimmten oder mehrere Artikel ein. Wenn die Lagerverfügbarkeit der nachgefragten Ware über die elektronische Bestandserfassung bestätigt worden ist, wird der Auftrag an die Lagerlogistik eines Unternehmens oder an die zuständigen Mitarbeiter in einem Logistikzentrum weitergeleitet.

Konsolidierung zu Versandeinheiten

Aus dem Lager werden alle einzelnen Komponenten einer Sendung herbeigeschafft und auf Bereitstellungsflächen im Warenausgangsbereich abgestellt. Der Warenausgang sorgt dafür, dass einzelne Waren zu sinnvollen und effizienten Sendungen zusammengefasst werden: zum Beispiel alle Waren an einen einzelnen Kunden oder mehrere Sendungen in eine einzige Zielregion. Wenn die Versandeinheiten erstellt sind, werden sie in Einzel- oder Sammelkartons verpackt.

Verpackung und Warenausgangskontrolle

Die Warenprüfung erfolgt vor und während der Verpackung. Schadhafte Ware muss ersetzt werden und vor dem Verschluss der Pakete die Vollständigkeit der Artikel sichergestellt sein. Auch die sachgerechte Verpackung muss noch einmal kontrolliert werden, damit die Lieferkette nach dem Verlassen des Lagers nicht durch Transportschäden ins Stocken gerät. Die Warenausgangskontrolle und der einwandfreie Zustand der Artikel werden protokolliert, damit das Unternehmen im Falle einer Beschädigung der Ware nach Verlassen des Lagers abgesichert ist.

Erstellung der Dokumente

Wenn die Artikel geprüft und verpackt sind, werden die notwendigen Versanddokumente, wie Lieferschein, Rechnung, Ladelisten oder Frachtbriefe erstellt. Je nach Destination können auch Zolldokumente erforderlich sein. Für einen professionellen Ablauf der Lieferung sind außerdem Adressaufkleber und Labels mit der Nummer der Versandeinheit (NVE) erforderlich.

Für eine kundenfreundliche Sendungsverfolgung werden die Sendungsdaten an den ausführenden Transportlogistiker übermittelt. Im Zuge der elektronischen Erfassung des Warenausgangs und der Dokumentenerstellung wird die Bestandsänderung im Lager auch ans interne System gemeldet, damit die Bestände gegebenenfalls nachbestellt oder nachproduziert werden.

Übergabe

Wenn die Ware nicht selbst ausgeliefert wird, wird sie mit den Papieren dem Empfänger (bei Selbstabholung) oder einem Transportdienstleister übergeben. Hinweise zur Empfindlichkeit des Transportgutes und zur Ladungssicherung tragen zur Transportsicherheit und zur Kundenzufriedenheit bei.

Checkliste für den Warenausgang
Checkliste für den Warenausgang

Warenausgang-KPIs

Anhand von Key Performance Indicators (KPIs) zum Warenausgang kann dessen Wirtschaftlichkeit und Qualität beurteilt werden. Die entscheidenden Kennzahlen sind zum Beispiel:

  • Anzahl der übergebenen und versendeten Waren
  • Kapazitätsauslastung von Lager- und Bereitstellungsflächen
  • Personelle Kapazitätsauslastung
  • Durchlaufzeit von bestelltem Lagergut
  • Fehlerquote bei der Kontrolle
  • Anzahl korrekturbedürftiger Dokumente

An den Lagerkennzahlen lässt sich erkennen, in welchen Bereichen der Warenausgang optimiert werden kann: Reichen Personal und Flächen? Lässt eine hohe Fehlerzahl Schulungsbedarf beim Personal erkennen? Wo können Überkapazitäten abgebaut werden?

Optimierung des Warenausgangs

Um Prozesse beim Warenausgang zu optimieren und darüber zur Gesamtperformance eines Unternehmens oder Logistikzentrums beizutragen, sollten die KPIs regelmäßig evaluiert und Abläufe im Bedarfsfall angepasst werden.

Je nach Automatisierungsgrad in einem Warenlager können Arbeitsschritte wie das Konsolidieren, Kontrollieren und Verpacken personalintensiv sein. Vor allem Arbeitsprozesse im Bereich der Dokumentenerstellung sollten automatisiert vonstattengehen. Außerdem sollten alle Mitarbeiter in Echtzeit auf alle relevanten Informationen zurückgreifen können. Informationsaustausch beschleunigt Abläufe, so dass Kunden weniger lange auf Bestellungen warten müssen. Fortschrittliche IT-Managementsystem für Warenlager halten nicht nur alle internen Mitarbeiter auf einem Kenntnisstand, sondern ermöglichen auch externen Logistikpartnern den Zugriff auf Informationen.

Vernetzung von Mitarbeitern, Partnern und Informationen verringert die Fehlerquote, erhöht die Transparenz der Abläufe sowie deren Planbarkeit und verbessert die Kapazitätsnutzung. Alles zusammen steigert die Effizienz des Warenausgangs.

Fazit

Der Warenausgang sorgt dafür, dass bestellte Produkte nach der Bestellung möglichst schnell das Lager verlassen und beim Kunden ankommen. Außerdem gibt er Produzenten und Händlern die letzte Möglichkeit zur Qualitätskontrolle ihrer Waren. Beides macht den Warenausgang zum entscheidenden Faktor für die Kundenzufriedenheit und Kundenbindung. Moderne IT-Lösungen und Vernetzung erhöhen die Effizienz des Warenausgangs. Der Warenausgang ist in der Logistik eine Schnittstelle zwischen intralogistischen und transportlogistischen Prozessen.

Als erfahrener Dienstleister in der Transportlogistik trägt DHL Freight durch Kompetenz und Kooperation zur effizienten Gestaltung des Warenausgangs bei.

Häufige Fragen

  • Was bedeutet Warenausgang? Als Warenausgang wird die Bereitstellung von Artikeln aus einem Lager bezeichnet. Aufgabe des Warenausgangs ist ferner die Kontrolle der Artikel, die Vorbereitung für deren Abtransport und die Dokumentation.
  • Welche Abläufe gehören zum Warenausgang? Zu Warenausgang gehören: die Konsolidierung von Waren zu sinnvollen und effizienten Sendungen; deren Verpackung; die quantitative und qualitative Warenausgangskontrolle; die Erstellung von Begleitdokumenten wie Rechnung, Lieferschein oder NVE-Label; schließlich die Übergabe an den Empfänger oder einen Transportdienstleister.
  • Was sind die Warenausgang-KPIs? Einige KPIs zum Warenausgang sind: die Anzahl übergebener Waren, Kapazitätsauslastung von Flächen und Personal, Durchlaufzeiten bestellter Produkte, Fehlerquote bei der Kontrolle oder die Anzahl korrekturbedürftiger Dokumente.
  • Wie lässt sich der Warenausgang optimieren? Prozesse beim Warenausgang lassen sich durch Automatisierung und Vernetzung aller Prozessbeteiligten über fortschrittliche IT-Systeme optimieren. Dadurch wird die Fehlerquote verringert sowie Transparenz, Planbarkeit und Kapazitätsnutzung verbessert.

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