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Kontrabass und Co. auf Weltreise: DHL Global Event Logistics organisiert Logistik für das Philharmonische Orchester Oslo

DHL Global Event Logistics ist spezialisiert auf besondere Transporte. Die Event-Spezialisten sorgen zum Beispiel dafür, dass Celli, Kontrabässe, Timpani und Dirigentenpodeste pünktlich zum Konzert bei ihren Besitzern, den Musikern, sind. Für das Philharmonische Orchester Oslo haben sie eine Tour durch Asien organisiert, die es in sich hatte.

Das Philharmonische Orchester Oslo startete im Herbst 2023 eine Tournee durch Japan, Südkorea und Taiwan. 13 Konzerte standen dabei auf dem Plan. Der Zeitplan war eng getaktet, die Konzerte fanden alle zwei Tage statt – dazwischen gingen Instrumente und Musiker auf Reisen. „Die Zeit war knapp bemessen, die Ausschreibung kam recht spät und die Frachtflüge konnten erst drei Wochen vor dem Transport verbindlich gebucht werden. Das war eine besondere Herausforderung“, erklärt Andreas Mattick, Geschäftsführer der Global Event Logistics GmbH von DHL Freight und Experte für Konzertlogistik. Drei andere in Konzertlogistik erfahrene Wettbewerber lehnten den Auftrag aufgrund der eng getakteten Tourplanung und der kurzen Vorbereitungszeit ab. Mattick und sein Team schafften es trotz der komplexen Anforderungen, die Logistik auf die Beine zu stellen. Mit dabei waren das Büro von DHL Global Forwarding in Oslo sowie die Kolleginnen und Kollegen von DHL in Dubai, wo die Instrumente einen Zwischenstopp einlegen mussten.

Großer Tross plus wertvolle Fracht

Geht ein Orchester auf Reisen, sind viele Personen involviert. Die Konzertagentur, die mit den Konzerthäusern die Vereinbarung trifft, die Tourneeveranstalter, die sich um die Veranstaltungsorte und das Marketing kümmern, auf Gruppenreisen spezialisierte Reisebüros und nicht zuletzt der Logistiker. Die Musiker plus Anhang, zum Beispiel Orchestermanager, sitzen dann im Flieger – nicht selten bis zu 135 Personen. Die wertvollen Instrumente werden dem ausgewählten Logistikpartner anvertraut.

Der Warenwert dieser musikalischen Fracht war beim Philharmonischen Orchester Oslo besonders hoch. Normalerweise liegt er bei drei bis acht Millionen US-Dollar (ca. 2,8 bis 7,3 Millionen Euro). In diesem Fall waren einige besonders wertvolle Stradivaris – vom italienischen Geigenbaumeister Antonio Stradivari zwischen dem 17. und 18. Jahrhundert gebaute Streichinstrumente – im Gepäck. Statt bei „nur“ drei bis acht Millionen US-Dollar lagen diese musikalischen Schätze bei 25 Millionen (ca. 23 Millionen Euro). „Als ich das gelesen habe, musste ich schon schlucken. Da müssen wir unsere Partner, mit denen wir in Übersee zusammenarbeiten, besonders vorbereiten, wie sie mit einer so wertvollen Fracht umgehen müssen“, erklärt Mattick.

Besonders Streichinstrumente mögen keine Hitze

Auch die Route bot einige Besonderheiten, etwa die Hitze Dubais. Während des Transports wird die Temperatur zwar überwacht und reguliert, stundenlanges Brüten auf dem Rollfeld im Emirat hätte den Instrumenten dennoch schaden können. Zumal die optimale Temperatur für die wertvollen Instrumente zwischen +17 und +21 Grad Celsius liegt. Das DHL-Team vor Ort konnte die Instrumentenkoffer aber direkt vom Flugzeug aus in einen temperaturgeführten Container verladen.

Ebenfalls komplex war die Etappe vom japanischen Kumamoto nach Goyang in Südkorea. Da es zwischen den beiden Städten keine Flugverbindung gab und sich Matticks Team auf den „robusten“ Transport im Seefrachtcontainer nicht verlassen wollte, organisierten sie einen Lkw ins 120 Kilometer entfernte Fukuoka und von dort einen Flug nach Seoul. Dort wartete bereits die nächste Hürde, denn die Frachtflugzeuge nach Seoul sind in der Regel nicht sehr groß. „Es war es ein kleines Kunststück, alle Instrumente gesammelt in einem Flug unterzubringen“, sagt Mattick. „Ohne Plan B geht es nicht. Wenn etwas schief geht, kann das Konzert nicht stattfinden. Das ist natürlich keine Option!“

Alle Instrumentenkoffer mussten durch die Sicherheitskontrolle und wurden anschließend auf Luftfrachtpaletten gepackt. In einen Flieger passen normalerweise sechs davon, manchmal sieben. Die Oboen, Trompeten, Pauken, Bratschen und Co hatten insgesamt ein Volumen von 50 bis 80 Kubikmetern und vier bis fünf Tonnen Gesamtgewicht. Auch die Zolldokumentation war sehr aufwendig: Japan und Korea haben andere Vorschriften als Taiwan. Genau deshalb ist Andreas Mattick auf Partner vor Ort angewiesen, die sich mit den lokalen Gepflogenheiten auskennen.

Konzertlogistik ist Vertrauenssache

Der Orchestermanager war beim Ausladen der wertvollen Fracht dabei und erklärte den Logistikern vor Ort, wie genau sie mit den Instrumentenkoffern umgehen mussten. Unmittelbar nach Ankunft der Instrumente am nächsten Veranstaltungsort begannen die Musiker mit der Probe vor dem Konzert, das am Abend stattfand. „Der Zeitplan ist auf solchen Tourneen normalerweise sehr eng getaktet, das funktioniert nur mit gutem Teamwork. Die Orchester vertrauen uns“, sagt Mattick.

Tokio, Seoul, Taipeh… Hunderte Kilometer und 13 Konzerte später waren alle Bratschen, Pauken, Kontrabässe des Philharmonischen Orchester Oslo wieder heil in der norwegischen Hauptstadt angekommen. Und die nächste Tournee lässt bestimmt nicht lange auf sich warten.

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