Elektronischer Turbo fürs Business

Für beste Verbindungen auf der Straße setzt DHL auf kundenorientierte Anpassungen von Technologien wie dem elektronischen Datenaustausch (EDI). Gewonnene Erkenntnisse aus neuen Projekten kommen dabei schnell allen Kunden zugute.

Mehr Effizienz und Geschwindigkeit, weniger Kosten und Fehler – die Vorteile des elektronischen Datenaustausches (EDI, Electronic Data Interchange) sind vielfältig. Liegt der Fokus beispielsweise auf einer schnelleren Verarbeitung von Rechnungen, kürzeren Lieferzeiten, fehlerfreien Transportaufträgen oder Entlastung des Personals von Routineaufgaben, bietet sich der Einsatz von EDI an. Denn dann kommt der Informationsaustausch ohne manuelle Eingriffe aus. Eine höhere Abwicklungsgeschwindigkeit wird möglich und es entfallen Übertragungsfehler durch den Faktor Mensch. Da EDI strukturierte Datenformate nach internationalen Standards nutzt, eignet sich die Technologie zudem für grenzüberschreitende Geschäftsverbindungen – ideal für die Logistik.

Praxisnähe durch Know-how

DHL verfügt über ein breites Know-how zum EDI-Einsatz. Das wird zudem durch aktuelle Projekte ständig weiterentwickelt. Einsatzfelder sind Verbindungen von Lieferanten in die Produktionsbetriebe ebenso wie Frachten von Firmen an Endkunden oder auch Warenbewegungen zwischen den Niederlassungen eines Unternehmens. Alle Transportdienstleistungen können mittels verschiedener EDI-Standardformate digitalisiert abgewickelt werden. Das Spektrum der EDI-Nachrichten umfasst:

  • elektronische Auftragsbuchungen,
  • Übermittlung des Sendungs-Status,
  • Rechnungslegung und -prüfung
  • sowie Verzollungsdaten.

Dabei haben die Teams bei DHL Freight die Kompetenz, EDI-Standards so anzupassen, dass eine kundenindividuelle Lösung entsteht. Reichen die Frachtvolumen beispielsweise bestimmter Niederlassungen eines Kunden nicht aus, um EDI auch dort wirtschaftlich einzusetzen, ist auch der Einsatz einer Web-Lösung für Datenaustausch möglich, zum Beispiel für Buchungsprozesse.

Zusammenarbeit sichert Standards

Ganzheitliche Projekte können von der automatisierten Buchung über einen transparenten Transportprozess bis zur Rechnungsstellung reichen. Darüber hinaus erarbeiten sie oft extra auf Kunden zugeschnittene Standards. Um dieses alles zu realisieren, ist eine teamübergreifende Zusammenarbeit und enger Kontakt mit dem Auftraggeber wichtig. „Der Schlüssel für die gute Geschäftsentwicklung liegt in der engen Zusammenarbeit aller Beteiligten“, so Gio Theunissen, Vice President Engineering & Manufacturing, Aerospace bei DHL Freight. So überwachte bei einem beispielhaften Projekt das DHL Kunden-Implementierungsteam die Analyse und Ausarbeitung geeigneter Lösungen sowie deren Installierung entsprechend der Kundeninfrastruktur. Gemeinsam mit den Mitarbeitern des Control Tower, einer Zentrale für DHL Informationsdienstleistungen und Großkundenbetreuung, setzte das Team dann ein genau auf den Kunden abgestimmtes Reporting auf. Die Überwachung des Alltagsgeschäfts übernimmt dann das Control Tower-Team. „So ein komplexes Projekt liefert uns Blaupausen für Standardprozesse, mit denen sich ähnlich gelagerte Aufgaben bei anderen Kunden gut gestalten lassen“, freut sich Theunissen. „Mit abgestimmten Standard-Betriebsprozessen (SOP) können alle Kollegen, die sich mit der Umsetzung von Kundenbedürfnissen beschäftigen, von gemachten Erfahrungen profitieren. Das gilt für das Projektmanagement ebenso wie für die kundenindividuelle Anpassung bestehender Lösungen sowie die Ausgestaltung einer reibungslosen Zusammenarbeit.“

Was sind SOPs (Standard Operating Procedures)?

SOPs sind verständliche Dokumentationen. Sie beschreiben vereinbarte Prozesse ganz genau. Dazu gehört nicht nur der Ablauf, sondern auch Darstellung und Prüfung der Ergebnisse. SOPs spielen eine große Rolle in kritischen Produktionsbereichen wie etwa dem Pharmasektor oder der Luftfahrt. Sie helfen die Güte von Prozessen zu beurteilen und sind auch ein Aspekt, der bei Zulassungsverfahren eine Rolle spielt.Bei DHL Freight gibt es beispielsweise eine SOP zur Implementierung neuer Kundenlösungen. Sie umfasst:

  • die Projektphasen nach einer bewährten Projektmanagement-Methode,
  • Standards und Vorlagen für die Dokumentation,
  • Know-how, das bei der Lösungsentwicklung hilft,
  • den Zugriff auf Standardapplikationen und Lösungen für ähnliche Geschäfte und Aufgabenstellungen.

Weiterführend

Autor: Jürgen Eschmeier

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